Ufficio Protocollo e Notifiche

1. Gestione della corrispondenza

• Ricezione, apertura e controllo della corrispondenza in arrivo (posta ordinaria, raccomandata, fax, PEC).
• Registrazione al protocollo generale dei documenti in entrata e in uscita.
• Classificazione e fascicolazione dei documenti protocollati.

2. Protocollazione

• Assegnazione del numero di protocollo.
• Registrazione di data, mittente / destinatario, oggetto, ufficio competente.
• Digitalizzazione dei documenti cartacei da protocollare.

3. Smistamento e distribuzione

• Inoltro dei documenti agli uffici di competenza, sia in formato cartaceo che digitale.
• Collaborazione con i responsabili di settore per la corretta gestione documentale.

4. Gestione posta elettronica certificata (PEC)

• Controllo quotidiano della casella PEC istituzionale.
• Protocollazione dei messaggi e degli allegati ricevuti via PEC.
• Trasmissione degli atti ricevuti agli uffici competenti.

5. Archiviazione

• Organizzazione dell’archivio corrente (documenti in uso).
• Collaborazione con l’archivio di deposito e storico per la conservazione documentale.
• Applicazione del piano di classificazione e scarto dei documenti.

6. Supporto agli altri uffici

• Assistenza sull’uso del software di protocollo e gestione documentale.
• Verifica della regolarità formale dei documenti.
• Collaborazione con l’ufficio segreteria, anagrafe o altri settori per esigenze documentali.

7. Rispetto della normativa

• Applicazione delle normative vigenti su:
•  Trasparenza amministrativa
• Accesso agli atti
• Privacy e protezione dei dati (GDPR)
• Codice dell’amministrazione digitale (CAD)

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