1. Gestione della corrispondenza
- Ricezione, apertura e controllo della corrispondenza in arrivo (posta ordinaria, raccomandata,
fax, PEC).
- Registrazione al protocollo generale dei documenti in entrata e in uscita.
- Classificazione e fascicolazione dei documenti protocollati.
2. Protocollazione
- Assegnazione del numero di protocollo.
- Registrazione di data, mittente / destinatario, oggetto, ufficio competente.
- Digitalizzazione dei documenti cartacei da protocollare.
3. Smistamento e distribuzione
- Inoltro dei documenti agli uffici di competenza, sia in formato cartaceo che digitale.
- Collaborazione con i responsabili di settore per la corretta gestione documentale.
4. Gestione posta elettronica certificata (PEC)
- Controllo quotidiano della casella PEC istituzionale.
- Protocollazione dei messaggi e degli allegati ricevuti via PEC.
- Trasmissione degli atti ricevuti agli uffici competenti.
5. Archiviazione
- Organizzazione dell’archivio corrente (documenti in uso).
- Collaborazione con l’archivio di deposito e storico per la conservazione documentale.
- Applicazione del piano di classificazione e scarto dei documenti.
6. Supporto agli altri uffici
- Assistenza sull’uso del software di protocollo e gestione documentale.
- Verifica della regolarità formale dei documenti.
- Collaborazione con l’ufficio segreteria, anagrafe o altri settori per esigenze documentali.
7. Rispetto della normativa
- Applicazione delle normative vigenti su:
- Trasparenza amministrativa
- Accesso agli atti
- Privacy e protezione dei dati (GDPR)
- Codice dell’amministrazione digitale (CAD)